各区地方税务局、各直属（派出）单位，市局机关各处（室）：

　　根据《国家档案局中央档案馆关于发布〈归档文件整理规则〉等7项档案工作行业标准的通知》（档发[2000]12号）及《全国税务机关归档文件整理办法（试行）》（国税发[2000]204号），结合本局机关职能和工作实际，市局制定了归档文件整理办法，请遵照执行。

　　厦门市地方税务机关归档文件整理办法

　　第一条 为适应办公自动化建设的需要，提高税务档案管理效率，根据国家档案局的要求和税务档案工作实际，厦门市地方税务局决定对全市税务机关文书档案、案件档案整理归档方法进行改革。
　　第二条 取消文书立卷、案卷装订和编写页码，并不再编写案卷目录、文号索引、专题目录（或卡片）等检索工具。将档案管理的保管单位由案卷改为“件”。
　　第三条 确定归档文件的“件”。一般以每份文件为一件，文件正本（包括附件）与定稿为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件。
　　第四条 文件（包括正式发文和其他应归档材料）定稿如果是计算机打印的，并且没有修改笔迹，与正本内容一致，只将文头纸或者领导签字的一页附在正本之后归档。
　　第五条 已实现办公自动化，在本单位内部取消纸质文件的，将印刷发出的纸质文件加盖印章存档。
　　第六条 应归档的电子文件（包括各版本）与纸质文件标引一致，并存入档案数据库。
　　第七条 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件、热敏传真纸文件应予复制。
　　第八条 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
　　第九条 归档文件按照“年度—保管期限”方法进行分类。归档文件数量不多的单位可以直接按照年度进行分类。分类方法应保持稳定。
　　第十条 归档文件应按件选用无酸纸套封、棉线进行装订。装订排列时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。
　　第十一条 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按文件字号、时间、重要程度进行排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
　　第十二条 厦门市地税局文件应归档文件按下列5类问题的顺序进行排列：税收业务类、党群工作类、人事教育类、纪检监察类、行政管理类，同类问题按文号或者日期进行先后排列。
　　第十三条 在每“件”文件第 l页的右上部空白处盖上本单位统一刻制的归档章（见图l.图中“*”号栏为选择项，不选用时无须设置。下同），并使用钢笔、篮黑或黑色墨水填写有关内容。

　　全宗号：当地档案馆给各立档单位档案全宗代号，可以刻在章上，没有代号的可以不填。
　　年度：用4位阿拉伯数字填写档案所属年度。
　　室编件号：用阿拉伯数字填写档案室对该件所编的顺序号。
　　机构或问题：为税收业务类、党群工作类、人事教育类、纪检监察类、行政管理类等5大类，可以刻在章上。
　　保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。
　　馆编件号：按进馆要求填写。

　　第十四条 档案保管期限按永久、30年、10年分类。
　　第十五条 抄写归档文件目录，目录样式如图2.
　　以“件”为单位按排列顺序抄写目录。复文和来文为一件的，只抄写本单位制发的文件目录，并在“备注”中填写“附来（复）文”及其文号。目录统一使用A4幅面的纸张，用小四号字。

　　件号：按文件排列顺序填写。
　　责任者：填写对该文件负责的单位名称（使用全称或者规范化的简称）或者人名。
　　文号：填写文件字号或者期刊编号；没有文号或者期刊编号的，不填。
　　题名：填写文件标题，除联合发文外，标题中的单位名称可以省略；没有标题的，可以填写事由，外加“[]”。
　　日期：正式文件填写签发日期，其他材料填写形成日期，用8位阿拉伯数字填写，如“20000101”、“20011231”。
　　页数：按该件有字的页面计算，用阿拉伯数字填写。
　　备注：填写需要说明的问题。

　　没有按保管期限进行分类的，在归档文件目录中可以增加l栏“期限”，填写文件所属保管期限。

　　第十六条 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目（见图3）。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。
　　第十七条 将归档文件按本档案室编号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊上各项。
　　档案盒封面应标明全宗名称（见图4a），外形足寸为310MM×220MM（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20MM、30MM、40MM等。
　　档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项（见图4b、图4c）。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“一”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时接进馆要求编制。
　　档案盒应采用无酸纸制作。

　　第十八条 在档案盒内文件之后置放备考表，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期（见图5）。
　　盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

　　整理人：负责整理归档文件的人员姓名。
　　检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
　　日期：归档文件整理完毕的日期。

　　第十九条 我局所辖各区地方税务局、各直属（派出）单位可以根据本办法制定具体实施办法。
　　第二十条 本办法由厦门市地方税务局办公室负责解释，根据实际情况及时修订。
　　第二十一条 本办法自2013年1月1日起实施。

　　附件：归档章、归档文件目录及其封面、档案盒、备考表式样（略）